ՀԱՍՏԱՏՎԱԾ Է
ՀՀ ԱՐԽԻՎԱՅԻՆ ԳՈՐԾԻ ՎԱՐՉՈՒԹՅԱՆ
16.06.96 Թ. ԹԻՎ 15 ՀՐԱՄԱՆՈՎ
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ԱԶԳԱՅԻՆ ԱՐԽԻՎԱՅԻՆ ՖՈՆԴԻ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՊԵՏԱԿԱՆ ՀԱՇՎԱՌՄԱՆ ԿԱՐԳԸ
1. ԸՆԴՀԱՆՈՒՐ ԴՐՈՒՅԹՆԵՐ
i
1.1. Հայաստանի ազգային արխիվային ֆոնդի /ՀԱԱՖ/ փաստաթղթերի պետական հաշվառման կարգը մշակվել է «Հայաստանի ազգային արխիվային ֆոնդի մասին» Հայաստանի Հանրապետության 1993 թ. հունվարի 8-ի օրենքի 13-րդ հոդվածի համաձայն:
1.2. ՀԱԱՖ-ի փաստաթղթերը ենթակա են պետական հաշվառման ՀՀ կառավարությանն առընթեր արխիվային գործի վարչությունում:
1.3. ՀԱԱՖ-ի փաստաթղթերի պետական հաշվառումը փաստաթղթերի պահպանության ապահովման և դրանց առկայության նկատմամբ հսկողության իրականացման միջոց է: Հաշվառումն ամրացնում է փաստաթղթերի կազմակերպումը դասակարգման որոշակի համալիրներում և հնարավորություն ընձեռնում դրանք հասցեներով որոնելու համար:
2. ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՀԱՇՎԱՌՄԱՆ ՍԿԶԲՈՒՆՔՆԵՐՆ ՈՒ ԽՆԴԻՐՆԵՐԸ
2.1. Հաշվառման ենթակա են արխիվում պահվող բոլոր փաստաթղթերը, այդ թվում` չցուցակագրված և տվյալ արխիվի համար ոչ պրոֆիլային փաստաթղթերը, «ապահովագրական ֆոնդ»-ի և «օգտագործման ֆոնդ»-ի փաստաթղթերի պատճենները, ինչպես նաև գործերի ցուցակները:
2.2. Հաշվառման հիմնական միավորներն են. արխիվային ֆոնդը, արխիվային հավաքածուն, պահպանման միավորը /գործը/:
2.3. Պետական և գերատեսչական արխիվներում փաստաթղթերի հաշվառումն իրականացվում է աշխատանքի կազմակերպման բոլոր փուլերում /գործավարությունում, գերատեսչական գործի վարչությունում/ հաշվառման փաստաթղթերի կենտրոնացման, ժառանգորդության, շարժունության սկզբունքների հիման վրա:
Հաշվառման կենտրոնացման և ժառանգորդության սկզբունքները իրենց մեջ ներառում են հաշվառման փաստաթղթերի համակարգի կարգավորումը, դրանց լրացման միասնական պահանջներն ու մեթոդական ղեկավարման իրականացումը:
Շարժունության սկզբունքն ապահովում է.
հաշվառման փաստաթղթերում ժամանակին փոփոխությունների կատարումը, ֆոնդերի կազմի ու ծավալի վերաբերյալ կենտրոնական ֆոնդային քարտարան պարբերաբար տեղեկությունների հաղորդումը:
3. ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՀԱՇՎԱՌՄԱՆ ՀԱՄԱԿԱՐԳԸ
3.1. Պետական արխիվում փաստաթղթերի հաշվառումն իրականացվում է կենտրոնացված կերպով հատուկ առանձնացված ստորաբաժանման կամ աշխատողի կողմից: Պետական արխիվներում կենտրոնացված հաշվառումից բացի, փաստաթղթերի հաշվառումը տարվում է յուրաքանչյուր արխիվապահոցում: Հաշվառումը տանելու, հաշվառման փաստաթղթերի օժանդակ ձևեր ստեղծելու, արխիվների փաստաթղթերում փոփոխություններ մտցնելու, ինչպես նաև համապատասխան հաշվառման փաստաթղթերը արխիվապահոցից կենտրոնացված հաշվառման ստորաբաժանմանը հանձնելու կարգը սահմանվում է պետական և գերատեսչական արխիվներում փաստաթղթերի հաշվառման մասին հրահանգով:
3.2. Հաշվառումը ճիշտ կազմակերպելու նպատակով արխիվում կազմվում է հաշվառման սխեմա, որտեղ հետևողականորեն /սյունակային ձևով/ նշվում են փաստաթղթերի հաշվառման բոլոր փուլերը գործերի ընդունման /դուրս գրման/ ժամանակ, նշելով յուրաքանչյուր փուլի վերաբերյալ որտեղ, ինչպիսի հաշվառման փաստաթղթեր և ում կողմից են լրացվում, արտացոլվում է կենտրոնացված հաշվառման և ըստ արխիվապահոցների հաշվառման փոխադարձ կապը:
3.3. Արխիվում գործերի հաշվառումը կատարվում է հաշվառման հիմնական և օժանդակ փաստաթղթերով:
3.3.1. Արխիվում հաշվառման հիմնական փաստաթղթերն են. փաստաթղթերի մուտքի հաշվառման գիրքը, ֆոնդերի ցուցակը, ֆոնդի հաշվառման քարտը, ֆոնդի թերթը, պահպանման միավորների ցուցակը, ֆոնդի գործը, արխիվադարանի անձնագիրը, «Հաշվետվություն փաստաթղթերի պետական հաշվառման» /հավելված 1/ «Տեղեկություններ արխիվում եղած ֆոնդերի կազմի ու ծավալի փոփոխությունների մասին» /հավելված 2/ վիճակագրական հաշվետվությունները: Հաշվառման հիմնական փաստաթղթերը պարտադիր են յուրաքանչյուր պետական և գերատեսչական արխիվի համար:
3.3.2. Արխիվում հաշվառման օժանդակ փաստաթղթերն են.
ֆոնդերի, ցուցակների պ.միավորների /գործերի/ շարժի հաշվառման գիրքը, այլ արխիվներ փաստաթղթերի հանձնման հաշվառման գիրքը, ոչնչացման համար առանձնացված ֆոնդերի և պ.միավորների /գործերի/ հաշվառման գիրքը, ֆոնդերի անձնագրերը և այլն: Հաշվառման օժանդակ փաստաթղթերի անհրաժեշտությունը որոշում է տվյալ արխիվի ղեկավարությունը:
3.4. Հաշվառման հիմնական փաստաթղթերի ձևերն ու դրանց լրացման կարգը սահմանված են «Պետական և գերատեսչական արխիվներում փաստաթղթերի հաշվառման մասին» հրահանգում:
4. ԿԵՆՏՐՈՆԱԿԱՆ ՖՈՆԴԱՅԻՆ ՔԱՐՏԱՐԱՆԻ ԿԱՌՈՒՑՎԱԾՔԸ
4.1. ՀՀ կառավարությանն առընթեր արխիվային գործի վարչության կենտրոնական ֆոնդային քարտարանը /ԿՖՔ/ ներառում է իր մեջ պետական արխիվներում պահպանվող բոլոր ֆոնդերի ֆոնդային քարտերը /հավելված 3/: ԿՖՔ-ն ներկայացնում է Հայաստանի ազգային արխիվային ֆոնդի կազմը ամբողջությամբ:
4.2. Կենտրոնական ֆոնդային քարտարանը ստեղծվում է պետական արխիվների ցանցին համապատասխան: ԿՖՔ-ի առաջին խումբը ներկայացնում են կենտրոնական պետական արխիվների ֆոնդերի քարտերը, երկրորդը` մարզերի պետական արխիվների ֆոնդերի քարտերը:
4.3. Կենտրոնական ֆոնդային քարտարանից օգտվելը դյուրին դարձնելու նպատակով կազմվում է ֆոնդ առաջացնող աղբյուր-հիմնարկների անվանումների քարտային ցուցիչ` դասակարգված ըստ նախապես մշակված կառուցվածքի:
ԳՐԱՆՑՎԱԾ Է
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ
ԱՐԴԱՐԱԴԱՏՈՒԹՅԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅՈՒՆ ԿՈՂՄԻՑ
02.07.1996թ.
ՊԵՏԱԿԱՆ ԳՐԱՆՑՄԱՆ ԹԻՎ 37960038